§ 4 Absatz 7 des Einkommensteuergesetzes (EStG) schreibt vor, dass Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind. Der Bundesfinanzhof hat die Aufzeichnungspflicht in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht in einem aktuellen Urteil konkretisiert. Wird gegen die Anforderungen verstoßen, sind Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig.
Ein Steuerpflichtiger erzielte unter anderem Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Er wohnt in einem Eigenheim, das aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie einem ausgebauten Dachgeschoss besteht. In letzterem hatte er ein Arbeitszimmer eingerichtet, wo er seine selbstständige Tätigkeit ausübte. Außerdem nutzte er dafür eine im Erdgeschoss befindliche Bibliothek. Im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung für das Streitjahr erklärte der Steuerpflichtige unter anderem einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde. Das zuständige Finanzamt reduzierte die AfA-Beträge und die weiteren Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer. Gegen die Maßnahme legte er Widerspruch ein. Das Finanzamt berücksichtigte für das Arbeitszimmer einen höheren Betriebsausgabenabzug. Das genügte dem Steuerpflichtigen nicht und klagte. Das Finanzgericht wies seine Klage ab. Da er seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe, seien die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer schon dem Grunde nach nicht berücksichtigungsfähig.
Der Bundesfinanzhof teilt diese Ansicht. Er führt aus, dass Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und dessen Ausstattung einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben sowie zeitnah aufgezeichnet werden müssen. Dem kann ein Steuerpflichtiger mit Eintragungen in einer besonderen Spalte für Ausgabenaufzeichnungen oder gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument nachkommen. Eine bloße Belegsammlung reicht demnach nicht. Diese Aufzeichnung sei der Steuerpflichtige schuldig geblieben. Er hatte lediglich die Belege gesammelt und erst im Rahmen der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten angefertigt. Selbst die Erfassung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahme-Überschuss-Rechnung genügt den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG nicht, so der BFH.
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